La comptabilité d’un bar : guide du débutant

voulez-vous apprendre à tenir la comptabilité d’un bar? Dans ce billet, nous allons vous donner quelques conseils qui vous permettront de gérer correctement les finances de votre entreprise d’hôtellerie.

De nos jours, nombreux sont les hôteliers qui décident de prendre en charge eux-mêmes les finances de leur entreprise. Une tâche qui peut s’avérer complexe au début, mais qui, à long terme, finit par être un moyen qui vous permet de toujours être conscient de l’évolution de votre entreprise, et donc de prendre des décisions rapides pour corriger les mauvaises orientations.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le financement des restaurants et des bars, ne manquez pas ce petit guide que nous avons élaboré pour vous.

Pourquoi devez-vous apprendre la comptabilité des bars ?

En tant qu’entrepreneur d’un restaurant, vous devez connaître le contrôle comptable, car vous êtes le seul à savoir jusqu’où vous voulez aller dans votre entreprise. Il s’agit de prendre soin de vos actifs durement gagnés dans un marché compétitif.

C’est exactement la raison pour laquelle vous devez savoir comment gérer vos résultats. Ainsi, vous serez en mesure de générer une marge bénéficiaire supérieure à la moyenne et de maintenir la rentabilité de votre entreprise à flot, quelles que soient les fluctuations du marché.

Vous devez apprendre à garder un contrôle précis des recettes, des dépenses d’exploitation, de l’utilisation des marchandises, des coûts de main-d’œuvre, etc. En bref, en comptabilisant correctement chaque devise qui entre ou sort de votre entreprise, vous pourrez concevoir une stratégie commerciale flexible. Et ainsi, assurer la durabilité et la longévité de votre établissement.

Comment tenir les comptes d’un bar ?

Voici 7 conseils généraux à garder à l’esprit pour gérer correctement les finances de votre bar:

1. Mettre en œuvre un logiciel de gestion financière

La tenue de la comptabilité d’un petit ou d’un grand bar est un défi, même pour les spécialistes de la comptabilité. C’est pourquoi vous devez vous armer des outils technologiques qui sont à la disposition des entrepreneurs de l’hôtellerie.

Il existe aujourd’hui des logiciels de prévision et de finance qui peuvent vous aider dans cette tâche importante. Veillez simplement à en choisir un qui soit compatible avec n’importe quel logiciel de facturation pour bars et restaurants.

Ce système est adapté à la tenue des comptes de votre entreprise d’hôtellerie, à l’automatisation des flux de trésorerie, aux pourboires, aux factures et à la caisse. Il peut également être utilisé pour gérer correctement le gaspillage en ligne et recueillir des données auprès de vos clients potentiels.

2. Effectuez un contrôle comptable régulier

Il est important de ne pas tout laisser à la dernière minute, surtout lorsqu’il s’agit de la comptabilité de votre entreprise. Il convient d’effectuer la comptabilité d’un bar sur une base régulière, sans trop de temps entre une supervision et la suivante.

Nous recommandons de faire les finances sur une base hebdomadaire et périodique, en veillant à ce que le travail ne s’accumule pas. De cette façon, vous pourrez comparer les périodes de vente par semaine et déterminer celles qui ont été les plus fructueuses. Ainsi, vous pourrez corriger les mauvaises tendances dès le début.

Veillez à prendre l’habitude de procéder de cette manière afin de maîtriser les finances de votre entreprise. Vous serez même en mesure de créer un plan d’action à temps, au cas où vous détecteriez une éventuelle crise financière.

3. Examiner la comptabilité d’exercice

Nous vous recommandons d’examiner la comptabilité d’un bar sur la base de la comptabilité d’exercice plutôt que sur la base de la comptabilité de caisse. Cela vous permettra de tenir des registres précis qui réduiront la probabilité de faire une erreur dans un quelconque chiffre.

Notez que vous devez vérifier les entrées au moment où le paiement est effectué et non au moment où le paiement est effectué. C’est le moyen recommandé pour obtenir une image précise des véritables revenus et dépenses de votre entreprise d’accueil.

N’oubliez pas que, dans la plupart des cas, la comptabilité de caisse est sujette à des erreurs, surtout si vous n’avez pas mis en place un système automatisé dans votre entreprise. Ainsi, vous éviterez les maux de tête à l’avenir.

4. Tenir à jour les fiches de paie

Assurez-vous que vos fiches de paie sont à jour. De préférence par secteur, en fonction de chaque membre de l’équipe travaillant dans votre entreprise, qu’il s’agisse du directeur, du cuisinier, du personnel de table, de bar, de nettoyage, etc.

La spécification par domaine vous aidera à garder un contrôle assertif du salaire gagné par chaque employé, en fonction de sa position. Cela réduira la probabilité de faire des erreurs qui ennuieront les membres de l’équipe ou nuiront au restaurant.

C’est un moyen de savoir exactement combien d’argent est dépensé pour le personnel chaque mois. Cependant, si vous disposez d’un système de comptabilité de restaurant, il sera beaucoup plus facile de suivre ces variables de paie.

5. Assurer l’administration quotidienne et le contrôle des coûts

Recourir à l’aide de spécialistes du domaine peut impliquer un investissement supplémentaire. Cependant, nous sommes certains que c’est un investissement qui en vaut la peine, car ils vous aideront à mieux comprendre les finances de votre entreprise et aussi à tout tenir à jour.

Nous recommandons également l’achat d’équipements et d’installations efficaces et économes en énergie. Cela vous permettra de réaliser des économies considérables, au point de maîtriser votre comptabilité.

Il s’agit d’un investissement intelligent, car il vous permet de réaliser des économies à moyen et à long terme. Par conséquent, toutes les ressources que vous investissez seront récupérées en moins de temps que vous ne le pensez, et cela se traduira toujours par des bénéfices.

6. Embaucher une équipe qualifiée

Le travail de comptabilité ne doit pas nécessairement toujours reposer sur vos épaules. Pour alléger un peu la charge, vous pouvez engager une équipe spécialisée dans le financement de l’ hôtellerie, qui pourra vous apporter une aide réelle.

La gestion des systèmes de comptabilité hôtelière est nécessaire pour vous aider à interpréter les aspects importants de vos finances. Rappelez-vous cependant que c’est une aide supplémentaire que vous aurez, cela ne veut pas dire que vous vous détacherez complètement du travail comptable.

Vous devez superviser tous les travaux et essayer de vous familiariser rapidement avec ce que vous ne comprenez pas. Ainsi, il vous est facile de maîtriser la comptabilité de votre entreprise hôtelière.

7. Vérifiez les mouvements de vos cartes de crédit

Il est strictement nécessaire que vous gardiez une trace de vos transactions par carte de crédit et que vous les compariez au solde total de votre banque. Ce suivi constant vous permettra de savoir que vous consommez un solde réconcilié, c’est-à-dire un solde non débiteur.

Vous devez effectuer ce contrôle en permanence, au moins deux fois par mois, en fonction de votre niveau de consommation. Cela vous évitera bien des ennuis à la fin de l’année et vous épargnera la tâche écrasante de procéder à un examen très approfondi au cours des tâches comptables d’un bar.

L’important à ce stade est de s’assurer que vous ne dépensez pas plus que ce que vous gagnez mensuellement ou annuellement dans votre entreprise. Pour que vous teniez une comptabilité précise et efficace qui ne vous mettra pas en faillite.

Mais par où commencer avec les finances de votre entreprise ?

Ne vous inquiétez pas si vous ne savez toujours pas par où commencer pour la comptabilité de votre entreprise gastronomique, car nous vous l’expliquons ci-dessous.

Pour commencer, vous devez faire le suivi de vos finances. Cela signifie que vous devez établir un compte de résultat pour votre entreprise d’hôtellerie, aussi détaillé que possible.

Vous pouvez le faire sur papier, dans un grand livre, un tableur numérique ou dans un programme spécialisé. Grâce à cette déclaration, vous serez en mesure d’identifier la rentabilité de votre entreprise sur une certaine période de temps.

Nous vous conseillons d’établir vos comptes de profits et pertes sur un cycle de 4 semaines et 28 jours. De cette façon, vous conserverez le même nombre de jours dans chaque enregistrement et il sera plus facile de faire des comparaisons entre différentes périodes.

Quelles informations mettre sur votre compte de résultat ?

En pratique, ce que vous devez enregistrer dans votre compte de résultat mensuel, ce sont les variables suivantes :

Ventes

Veillez à joindre à votre compte de résultat un relevé de l’argent qui passe à la caisse en raison de la nourriture et des boissons que vous servez dans votre entreprise. Il est important de vérifier les chiffres afin de réduire la marge d’erreur

Coût de la nourriture et des fournitures de service

Il s’agit d’additionner les chiffres exacts de ce que vous dépensez en produits non alimentaires et en consommables (comme les emballages à emporter ou les sacs de restauration). Celles qui vous permettent de répondre aux exigences du menu et du service que vous proposez dans votre entreprise et vous aident à rester en activité.

Coûts de la main-d’œuvre

Dans votre compte de profits et pertes pour la comptabilité du bar, vous devez également inclure ce que vous dépensez pour payer vos employés. Vous pouvez soit indiquer un chiffre qui englobe l’ensemble des dépenses salariales, soit une déclaration plus détaillée et sectorisée

Coûts fixes

Notez le montant que vous dépensez pour le loyer, les services publics et l’élimination des déchets. Nous appelons ces coûts fixes, car ils doivent être ajoutés à votre compte de profits et pertes sur une base mensuelle.

Coûts divers ou uniques

En comptabilité, les dépenses diverses sont les paiements qui sont occasionnels. C’est-à-dire tout ce pour quoi vous devez dépenser de l’argent de manière irrégulière, comme la réparation d’une machine à café qui est tombée en panne.

En conclusion, la comptabilité d’un bar peut être un véritable défi. Faites-le donc avec responsabilité, engagement et n’oubliez pas de demander l’aide d’un expert si nécessaire.