Service traiteur: comment optimiser la logistique

Saviez-vous qu’une mauvaise gestion de votre logistique de votre service traiteur peut avoir un impact négatif sur la rentabilité de vos services de restauration ? En fait, si vous envisagez de gérer ce type d’entreprise ou d’améliorer ses performances, considérez-le comme un facteur prioritaire.

Comprendre la logistique de chaque événement de restauration vous permettra d’optimiser vos performances. C’est pourquoi, dans cet article, nous vous montrerons les phases que vous devez connaître pour soigner les détails de votre service de traiteur. Commençons !

La logistique d’un service traiteur : de quoi s’agit-il ?

Il s’agit de processus administratifs qui ont pour fonction de gérer les moyens et les ressources nécessaires à un événement de restauration. Sans elle, vous n’auriez pas le contrôle des aliments, des machines, du personnel et du temps nécessaires à la réussite de votre travail.

L’objectif de la logistique du service traiteur est de contrôler efficacement toutes les composantes de l’activité. De cette façon, vous vous assurez que les besoins de vos clients sont satisfaits. En outre, il est considéré comme un élément important de la planification et de l’exécution de votre service gastronomique.

Phases de la logistique d’un événement de restauration

La logistique de la restauration est l’un des processus organisationnels les plus fondamentaux. Pour parvenir à son développement correct, vous devez respecter les phases suivantes :

1. Définir l’objectif et la portée de l’événement

Pour commencer, définissez les caractéristiques de l’événement culinaire que vous souhaitez organiser. N’oubliez pas que chacun a des besoins logistiques différents. Il faut donc déterminer s’il s’agit d’une réunion pour présenter un produit, d’une foire, d’une activité de formation, d’un banquet, etc.

Ces informations dépendent sans aucun doute du type de service traiteur que vous allez installer. Il est pertinent de définir la date de son élaboration, le lieu, le profil des invités, le budget et les sponsors associés. Toutes ces informations conditionnent la portée de l’activité, et se reflètent dans la quantité de ressources à utiliser.

Il est important que tous les accords et conditions de l’événement soient écrits et signés par le client. Cela vous évitera des problèmes et des malentendus par la suite.

2. Pré-planification

Après avoir pris connaissance de la nature de l’événement et de sa taille, une première étape commence où nous définissons les éléments logistiques qui correspondent le mieux à vos besoins. N’oubliez pas que chaque activité a ses propres particularités. Il est donc important d’avoir une réunion avec votre client afin de projeter les responsabilités et de définir les actions dans le temps.

3. Définir les objectifs

Définir les objectifs du service de traiteur vous aide à déterminer l’impact que vous souhaitez avoir sur les invités. Ils sont considérés comme des éléments qui influencent la qualité de votre service de restauration. Par conséquent, assurez-vous qu’ils sont mesurables quantitativement et qualitativement. Le nombre et les caractéristiques des équipes de travail, l’étendue de leurs fonctions et les coordinateurs en dépendront également.

4. Phase de production

La logistique du service traiteur dans la phase précédant l’événement gastronomique est très importante pour le développement des autres activités. En effet, il jette les bases de plusieurs processus. Parmi les autres éléments à prendre en compte dans la phase de production, on peut citer les suivants :

• Vous sélectionnez les plats à présenter.
• Vous choisissez vos fournisseurs.
• Définissez vos équipes de travail.
• Vous choisissez le type de restauration et gastronomique que vous utiliserez.
• Maintenir une communication efficace avec toutes les personnes impliquées dans l’événement.
• Gérer les services gastronomiques supplémentaires dont vous avez besoin, comme les serveurs, les accréditations, les uniformes, etc.
• Vous définissez les éléments de transport et de sécurité autour du transport des aliments.

5. Matériel imprimé pour identifier les éléments de restauration

Vous devez élaborer le matériel graphique qui permettra d’identifier les zones de restauration, les matières premières et les préparations. En outre, il est nécessaire de disposer d’outils de contrôle et d’évaluation actualisés pour la logistique des événements. De cette façon, vous déterminerez à l’avance tout manque de matériel ou tout problème éventuel qui pourrait survenir.

6. Mise en place du service traiteur

Avant l’événement, les équipements de cuisine tels que les plaques de cuisson, les friteuses, les réfrigérateurs, les gaufriers, les chauffe-plats, etc. seront installés. Aussi, il vous appartient d’être attentif au déplacement et au placement du personnel opérationnel.

S’agissant d’un événement gastronomique, il est conseillé de mettre en place les éléments plusieurs heures avant le début de l’événement. De cette façon, vous garantissez la fraîcheur des aliments. De même, il est correct d’utiliser un système de production par cuisson et réfrigération pour optimiser le temps d’assemblage.

7. Phase de développement et d’exécution

Le jour de l’événement, vous avez déjà accompli la plupart des démarches, et c’est maintenant à vous de briller devant les invités. Si tout se passe comme prévu, chaque élément s’est déroulé comme prévu. Par conséquent, à ce stade, il ne reste plus qu‘ à s’assurer que tous les préparatifs sont en place et en temps voulu.

Ne baissez pas la garde : il est important que les éléments logistiques ne fassent pas défaut et que vous parveniez à résoudre rapidement les imprévus qui pourraient survenir. Pour ce faire, veillez à ce que votre équipe se concentre sur ses fonctions. Et n’oubliez pas qu’en incluant l’attention des participants dans la logistique, la dynamique de travail sera plus active.

8. Clôture et aboutissement

Pour terminer l’événement, il est recommandé de préparer une manière créative de conclure le service. Cela aura un impact positif sur les clients et augmentera leur sentiment de satisfaction. Elle est également perçue comme un élément à valeur ajoutée qui permettra de fidéliser les clients pour les activités futures.

Et en fonction du nombre de participants, cela augmente la probabilité de recrutement par ceux qui ont apprécié la soirée, alors n’oubliez pas vos cartes de contact !

9. Démantèlement

À l’aide des outils imprimés précédemment, retirer les équipements gastronomiques, les matériaux et les surplus de l’événement. Vous devez savoir que les clients apprécient généralement les sociétés de restauration qui démontent de manière organisée et ponctuelle.

N’oubliez pas de prendre soin des ressources lors du déplacement pour éviter tout dommage ou accident. Une vision correcte du travail logistique inclut la certitude que le démantèlement est aussi important que les autres phases. Puisqu’il est lié au soin et au stockage correct des matériaux de l’entreprise.

10. Évaluation de l’événement

À la fin de l’activité, vous devez fixer une date pour évaluer les résultats et définir le degré de réalisation de vos objectifs. De cette manière, vous déterminez la qualité du service fourni et sa rentabilité. Elle comprend également la présentation des rapports, les paiements aux fournisseurs et l’envoi de remerciements aux participants et aux personnes impliquées.

En outre, à ce stade de la logistique, vous profiterez de l’occasion pour recevoir les commentaires des clients. Grâce à ces informations, vous avez la possibilité de déterminer les défaillances éventuelles et de les améliorer pour accroître la qualité du travail à l’avenir.

Nous espérons que cette publication sur ce qu’est la logistique du service traiteur et ses phases vous a plu. Intégrez ces principes dans votre entreprise de restauration et voyez les avantages des bonnes pratiques dans les événements gastronomiques. Et si vous souhaitez avoir accès à d’autres articles de valeur similaire, inscrivez-vous dès maintenant à notre newsletter – nous nous réjouissons de vous voir !