Comment être le meilleur organisateur d’événements

Tout le monde veut avoir le meilleur retour sur l’événement qu’il a organisé et que chaque détail soit parfait.

Il est important d’avoir une bonne planification pour que l’événement soit le meilleur possible. Et vous n’avez pas toujours le temps de vous consacrer à ces tâches.

C’est pourquoi les organisateurs d’événements sont la meilleure solution.

Dans cet article, nous allons détailler chacune des fonctions d’un organisateur d’événements, le profil qu’il doit avoir et quelques conseils pour planifier les meilleurs événements sociaux.

Que fait un organisateur d’événements ?

Les organisateurs sont chargés de planifier tous les aspects d’un événement, comme le mobilier, la décoration, la restauration, les divertissements et aussi la musique. Ils suivent les directives et le concept que le client veut développer.

Il existe des organisateurs d’événements qui travaillent dans des entreprises dédiées à ce secteur et d’autres qui se consacrent à la planification d’événements de manière indépendante

Toutefois, d’après l’expérience, il est préférable d’ajouter des connaissances en travaillant dans des entreprises et en devenant ensuite indépendant.

Un autre détail de cette profession est que le travail ne s’arrête jamais.

Chaque jour est un jour ouvrable, où il faut toujours planifier et détailler un événement, tout en signant des contrats avec des fournisseurs et en organisant des réunions avec des clients potentiels.

Fonctions du weeding planner

Chaque tâche que remplit un organisateur d’événements est importante pour atteindre la perfection et dépasser les attentes du client.

Les fonctions de base dont vous êtes responsable sont les suivantes

• Créer des projets où vous travaillez sur l’idée de conception que le client a pour son événement, en planifiant en fonction du budget dont il dispose.
• Explorez les différentes options de fournisseurs afin de choisir celui qui offre le meilleur rapport qualité-prix et couverture des différents articles, de manière à assurer une gestion correcte du budget.
• Avoir une excellente communication avec les clients basée sur la confiance, la gentillesse et le dévouement pour répondre à toutes les questions qui existent
• Faites des visites des lieux où les événements vont se dérouler. Vous serez également responsable des personnes chargées de la réalisation des décorations
• Vous devez vous assurer que tous les fournisseurs respectent les conditions fixées par le client.

Caractéristiques d’un organisateur d’événements

Pour être un organisateur d’événements, il est important d’avoir de bonnes compétences sociales, d’être patient et structuré. Vous devez également savoir travailler en équipe et faire preuve d’empathie envers vos collègues et vos clients.

Comme c’est un travail qui demande beaucoup de temps, vous devez savoir établir des priorités et planifier les événements plusieurs jours à l’avance.

Les autres compétences techniques que les organisateurs d’événements doivent gérer sont les suivantes :

• Soyez toujours prêt pour tout voyage qui doit être effectué. Dans certains cas, il est idéal d’avoir un permis de conduire valide, mais ce n’est pas obligatoire.
• Être une personne méticuleuse avec les détails et avoir une grande capacité d’analyse. Il est conseillé d’avoir des connaissances en matière de budget et de comptabilité.
• Ils doivent savoir comment négocier avec les clients et les fournisseurs, et résoudre facilement les problèmes.
• Capacité à travailler sans horaire précis et à gérer des situations de haute pression.
• Ayez une bonne maîtrise des réseaux sociaux.
• Pour la planification de certains événements tels que les réunions d’entreprise, l’idéal serait qu’ils parlent plusieurs langues ou les langues des communautés autonomes.

Types d’événements que vous pouvez organiser

Les événements sont répartis en fonction de leur objectif et de la relation étroite que les clients entretiennent avec les invités. Les plus importantes sont les suivantes :

• Événements sociaux : les célébrations telles que les mariages, les anniversaires et les fiançailles, auxquelles sont invités la famille et les amis.
• Événements d’entreprise : ils sont prévus pour les entreprises qui souhaitent faire connaître leur travail en organisant des foires, des conférences et des congrès pour attirer des clients. Il peut également s’agir de célébrations ou de lancements de produits.
• Événements gouvernementaux : il s’agit généralement d’événements planifiés en fonction des personnalités qui les intéressent. Il s’agit généralement d’actes diplomatiques, de commémorations, d’inaugurations ou de visites d’État, qui nécessitent une organisation et un protocole beaucoup plus formels.

L’organisation de l’événement étape par étape

L’organisation d’un événement ne comporte que quelques étapes, mais il est important que vous les suiviez parfaitement pour que l’événement soit le meilleur possible.

Nous énumérons ci-dessous les plus standardisés, sachant que tout change en fonction du type d’événement et des conditions du client :

1. Le client vous contacte par un numéro de téléphone, un réseau social ou un courriel pour fixer un rendez-vous.
2. Lorsque vous vous rencontrez, vous devez apporter un portfolio des événements que vous avez prévus afin que votre client connaisse et observe votre travail. L’idée est de montrer ce dont vous êtes capable.
3. Lorsque vous concluez un accord de service et que vous commencez à passer un contrat pour l’organisation de votre événement, vous devez commencer à contacter les fournisseurs qui s’occuperont de tous les aspects de l’événement.
4. Dès le début de la planification, vous devez communiquer le statut de l’événement au client. L’idée est de maintenir la clarté dans chaque détail de votre événement et de la manière dont ce qui a été convenu est mis en œuvre.
5. Lorsque l’événement est en cours, il est important d’être présent pour observer que tout se déroule comme prévu et qu’aucun détail ne vienne gâcher l’événement.
6. Si votre présence n’est pas nécessaire, vous devez toujours être au téléphone en cas de situation imprévue.

Fournisseurs dont vous avez besoin en tant qu’organisateur d’événements

Les organisateurs d’événements doivent disposer d’un éventail de fournisseurs pour fournir leurs services, ce n’est qu’alors qu’ils pourront assembler les pièces du puzzle et organiser les événements en fonction des goûts et du budget des clients.

Parmi les fournisseurs que vous devriez avoir sur votre carte figurent

• Restauration : selon le service, ces prestataires accordent un budget faible, moyen ou élevé. Si nécessaire dans le cadre du service de restauration, ils disposent de serveurs professionnels.
• Transport : dans le cas d’événements très importants et dans des lieux peu accessibles, l’idéal est de louer un service qui mobilise les invités en toute sécurité.
• Voyages : si vous organisez un événement dans un lieu situé en dehors de la ville, il se peut que tous les invités n’aient pas les moyens de se déplacer. C’est pourquoi il est important de toujours avoir le numéro d’une agence de voyage fiable.
• Hébergement : bien que ce ne soit pas toujours nécessaire, il est bon d’avoir le contact de plusieurs chaînes d’hôtels qui peuvent vous aider. Plus de contacts signifie plus de possibilités pour votre client.
• Divertissement : ce secteur est très vaste et doit être adapté aux exigences de chaque événement. Un anniversaire d’enfant n’est pas la même chose qu’une fête de poule. Cette catégorie comprend : les magiciens, les comédiens, les services de jeux pour enfants, les groupes musicaux, les DJ, etc.
• Décoration : C’est un aspect très important de la fête dont tout le monde se souviendra. Dans certains cas, le même organisateur de l’événement se chargera de la décoration, mais il est conseillé de laisser cette tâche aux fournisseurs pour avoir plus de temps pour la planification.

Qu’étudient les organisateurs d’événements ?

Les connaissances et l’expérience sont importantes pour commencer à attirer des clients potentiels, elles sont également essentielles pour réaliser et exécuter la planification

Il existe de nombreux cours certifiés en organisation d’événements – tant sur place qu’en ligne – qui vous aident à faire un grand pas et vous préparent à travailler dans le secteur.

Si les cours vous laissent insatisfaits, il est préférable de vous inscrire à l’université pour obtenir un diplôme en protocole et gestion d’événements.

Après avoir obtenu votre diplôme, vous avez la possibilité de vous spécialiser dans le domaine de la gestion d’événements. Certaines des spécialisations sont :

• Master international en gestion d’événements.
• Master in Business Protocol, protocole officiel et organisation d’événements.
• Master européen en organisation et gestion d’événements sportifs.
• MBA en protocole, production et organisation d’événements.
• Master en marketing, communication et organisation d’événements de mode.
• Master international en gestion et organisation d’événements, protocole, cérémonial et relations institutionnelles.
• Organisateur de mariage.

Les clés du succès en tant qu’organisateur d’événements

La gestion d’événements est une profession en pleine croissance et très demandée dans le monde entier

Si vous souhaitez vous lancer dans le secteur de l’organisation, gardez ces conseils à l’esprit afin de pouvoir organiser les meilleurs événements.

Vous devez avoir des contacts

Comme nous l’avons déjà mentionné, en tant qu’organisateur, vous n’assumez pas tous les services nécessaires à la mise en place d’un événement dans son ensemble.

Il est donc essentiel de disposer des numéros de contact des propriétaires des lieux pour réaliser l’événement, des services de restauration, de transport, de décoration, de divertissement et même de l’agence de voyage.

Vous devez établir des alliances avec des entreprises et des personnes qui ont la même conception du travail et des responsabilités que vous. Ainsi, ils seront en phase avec vous pendant tout le processus de planification et d’exécution.

Création d’un fonds économique

Il est important que vous disposiez d’un fonds pour planifier un événement, car les clients n’acceptent pas toujours de payer à l’avance.

Le plus souvent, l’événement est payé en plusieurs fois, à la convenance des parties. Mais tous les fournisseurs n’accepteront pas ces conditions.

Une partie de votre service consiste à veiller à ce que le client dispose de tout ce qu’il a demandé.

Définissez votre localisation

Si vous avez la capacité opérationnelle de vous déplacer n’importe où et de proposer vos services en tant qu’organisateur d’événements, cela ne sera pas nécessaire.

Toutefois, si vos services sont limités à un territoire spécifique, il est préférable de faire connaître vos limites.

Étudiez la concurrence dans votre région. Vous devez vous concentrer sur l’amélioration de leur offre de produits et de services et – si possible – présenter de meilleurs prix.

Avoir l’initiative et faire le maximum d’efforts

Dès le début de votre activité, il est important de ne jamais abandonner, n’oubliez pas que c’est un travail qui demande beaucoup d’efforts pour que chaque détail de l’événement soit le meilleur, pour que vous puissiez en profiter en peu de temps.

Il est très important d’être à jour avec les tendances du secteur et de disposer des connaissances -et des fournisseurs- nécessaires pour offrir le service le plus actuel à vos clients.

Monouso pourrait être l’un de vos fournisseurs

Comme nous vous l’avons dit à plusieurs reprises, les fournisseurs sont très importants pour la planification d’un événement, ils sont le sage qui va couler dans les veines de votre entreprise, donnant vie à chaque défi que vous vous fixez.

C’est pourquoi nous vous présentons notre proposition.

Monouso est un fournisseur reconnu de consommables pour les secteurs de la restauration, de l’hôtellerie, de la restauration et de l’organisation d’événements en France.

Nous disposons d’une large gamme de produits, idéale pour vous faciliter la vie et vous aider à réaliser les rêves de vos clients.

Parmi les produits qui composent notre catalogue, vous trouverez

Assiettes en plastique

Les assiettes en plastique sont le choix idéal pour leur polyvalence et leur confort au moment de servir la table. De plus, comme elles sont jetables, elles permettent d’économiser du temps et de l’argent qui peuvent être consacrés à d’autres aspects de l’événement.

Dans le magasin virtuel, vous trouverez une gamme d’options allant des assiettes jetables courantes aux assiettes dures au design et au style élégants. Vous trouverez même des assiettes réutilisables et une gamme d’assiettes biodégradables

Quel que soit le modèle de vaisselle, la taille, la couleur ou le matériau, chez Monouso nous vous proposons un large éventail de types de plats, vous trouverez sûrement celui qui correspond au style de l’événement que vous organisez.

Couverts biodégradables

Ils font partie de la gamme de produits écologiques que nous avons pour vous chez Monouso.

Ce sont des couverts biodégradables fabriqués à partir de matériaux qui ne nuisent pas à la nature, comme le bambou

Parmi les autres produits biodégradables que nous proposons figurent des couverts biodégradables en PLA et des couverts en bois naturel, de qualité garantie.

Enfin, dans le cadre de son engagement en faveur de l’environnement, elles se dégradent facilement en moins d’un an.

Si vous cherchez un autre type de couverts, nous vous invitons à visiter notre magasin en ligne et à découvrir toute la variété que nous avons pour vous.

Verrines réutilisables

Dans les événements et les services de restauration, les miniatures sont idéales pour servir des petits plats, des tapas et des amuse-gueules.

Les verrines réutilisables que nous proposons sont en verre, en porcelaine ou en acier

Ce sont des produits idéaux pour faire bonne impression et habiller tout type d’événement avec de l’innovation.

Serviettes de table Airlaid Premium

Les serviettes de table haut de gamme se distinguent par leur impressionnante ressemblance avec le tissu, une finition très élégante, avec la possibilité d’être utilisées dans tout type d’événement.

En fait, ces serviettes sont faites de fibres de cellulose et de latex naturel. L’union de ces produits vous offre une résistance et une grande capacité d’absorption.

Dans notre magasin, ils sont disponibles en différents motifs, couleurs et imprimés, afin que vous puissiez décorer les tables comme vous l’aviez prévu.

Elles sont également considérées comme les meilleurs substituts des serviettes en tissu traditionnelles, avec l’avantage que vous n’aurez pas à vous soucier de les laver et de dépenser de grosses sommes d’argent dans les blanchisseries.

Ils sont utilisés dans les événements où les détails font la différence.

Emballages en plastique

Les emballages en plastique que nous vous proposons à Monouso sont les plus fonctionnels pour transporter les aliments en toute sécurité, ce qui sera fondamental pour le succès de tout événement.

Nous avons des récipients fabriqués en polypropylène, un matériau qui permet d’utiliser les récipients dans le four à micro-ondes. D’autres sont en polystyrène, un plastique utilisé pour la fabrication de plats spéciaux destinés à maintenir les aliments au chaud.

Nous disposons également de récipients en polyéthylène téréphtalate, idéal pour la conservation des aliments froids.

Quel que soit le type de conteneur dont vous avez besoin, ils offrent tous une grande résistance pour stocker et transporter les aliments.

Entrez dans le magasin virtuel Monouso et voyez quels sont les conteneurs qui conviennent à ce que vous cherchez.

Vêtements professionnels de restauration

Les vêtements professionnels de restauration sont les vêtements que tout le personnel doit porter, tant pour l’image que pour préserver l’hygiène.

Au Monouso, vous pouvez acheter des tabliers, du linge d’hôtel, des serviettes de services, des toques de chef et des torchons de cuisine fabriqués dans les meilleurs tissus au meilleur prix.

Nous avons le traditionnel noir et blanc, ainsi que d’autres couleurs idéales pour les fêtes d’entreprise, les enfants ou les fêtes informelles.

Produits d’hygiène

L’hygiène est un point très important lors de la planification d’un événement. Garantir des consommables dans cet article peut être une proposition de valeur importante pour vos clients.

L’idéal est d’avoir des fournisseurs de fournitures, comme le papier toilette et le savon. Il est également conseillé d’avoir des mouchoirs en papier afin que les clients puissent se sécher les mains.

Chez Monouso, vous trouverez tous les produits d’hygiène dont vous avez besoin pour votre marché, au meilleur prix et avec un service de livraison, dans un délai maximum de 72 heures.

Alors, qu’attendez-vous pour choisir Monouso comme fournisseur ?