Bons de livraison dans les restaurants : combien de temps faut-il les conserver ?

Combien de temps les bons de livraison doivent-ils être conservés dans les restaurants? De nombreux chefs d’entreprise de restauration ont souvent ce doute et bien d’autres à propos de ce document commercial.

Nous avons préparé cet article dans le but de faire la lumière sur les bons de livraison car nous savons que le respect total des obligations fiscales est fondamental pour toute entreprise de restauration.

Vous y découvrirez les types de bons de livraison existants, ce qu’il faut en faire une fois qu’ils ont été facturés, comment le bon de livraison est lié à une facture et d’autres détails intéressants.

Qu’est-ce que le bon de livraison et quelle est son importance ?

Nous voulons être sûrs de dissiper tous vos doutes à ce sujet. Nous allons donc commencer par définir ce qu’est un bon de livraison. C’est un document émis par le fournisseur lorsqu’il a livré un produit à l’acheteur ou fourni un service au client, avant l’émission de la facture.

En d’autres termes, un bon de livraison confirme la réalisation d’une transaction commerciale, mais ne confirme pas que le paiement a été effectué pour cette transaction. Le paiement n’est vérifié que par une facture.

Les bons de livraison ne sont pas valables à des fins fiscales et leur utilisation n’est donc pas obligatoire, mais leur utilisation est très importante pour plusieurs raisons. Tout d’abord, il vous permet de vérifier que les produits échangés correspondent à ceux facturés.

En outre, le bon de livraison est la preuve pour le vendeur que le client a bien reçu sa commande. Cet aspect est essentiel, surtout lorsqu’une société de livraison tierce est impliquée et doit prouver la bonne livraison du colis.

En résumé, un bon de livraison ratifie par la signature de l’acheteur qu’il est satisfait des marchandises reçues et dispense le vendeur de tout inconvénient ou réclamation après la livraison. Un bon de livraison dûment signé est même une garantie pour demander légalement l’annulation de la facture.

Informations que doit contenir un bon de livraison

Pour qu’un bon de livraison soit valable, il doit comporter les informations suivantes, dûment enregistrées :

• Tout d’abord, il doit indiquer le lieu et la date de sa délivrance.
• Il doit indiquer le code qui l’identifie.
• Incluez des informations qui identifient clairement le vendeur et l’acheteur.
• Adresse ou domicile des personnes impliquées dans la transaction.
• Il doit également indiquer le lieu et la date de livraison de la marchandise.
• La quantité et la description unitaire des biens ou des services.
• Incluez le prix dans le cas d’un bon de livraison valorisé, mais cette information n’est pas vraiment indispensable dans les bons de livraison.
• Signature et cachet du destinataire.

Types de bons de livraison

Les bons de livraison sont classés en deux types, en fonction des informations qui y sont inscrites. Ci-dessous, nous allons parler de chacun de ces types :

Bon de livraison valorisé

Il s’agit du bon de livraison qui enregistre le prix séparé de chacun des produits achetés, avec les remises respectives, le cas échéant. Ils peuvent également indiquer la TVA et le montant total de l’achat.

Bon de livraison non tarifé

Un bon de livraison non tarifé est un bon de livraison qui n’indique pas le prix des marchandises. Il informe uniquement sur la quantité de marchandises et la description de chacune d’entre elles.

Différences entre les factures et les bons de livraison

Nous allons maintenant expliquer la différence entre une facture et un bon de livraison. Analysez-les afin de ne pas les confondre à l’avenir.

• La facture prouve le paiement d’une opération commerciale, tandis que le bon de livraison ne fait que confirmer que le produit a été livré.
• Les bons de livraison ne sont pas obligatoires lors de la réalisation d’une transaction commerciale, alors que la facture l’est.
• Une autre différence importante est que le bon de livraison n’est pas valable à des fins fiscales ou d’impôts, comme l’est la facture.
• Une facture doit toujours indiquer le prix unitaire et le prix total des marchandises. Les bons de livraison, quant à eux, peuvent inclure ou non le prix, selon qu’il est valorisé ou non.
• La TVA ne peut être déduite que des factures, jamais des bons de livraison, même s’ils sont valorisés.
• Le bon de livraison ne peut jamais remplacer la facture, mais la complète.

Devez-vous conserver tous les bons de livraison d’un restaurant ?

Votre entreprise n’est tenue de conserver les bons de livraison que si vous y faites référence lors de l’établissement d’une facture. En d’autres termes, si vous indiquez que vous facturez le code de bon de livraison tel et tel, pour un montant de tant d’euros, vous ne pouvez pas vous débarrasser de ce bon de livraison.

Logiquement, ce bon de livraison devrait être joint à la facture, car les informations enregistrées sur le bon de livraison complètent la facture de vente.

Si la facture contient les mêmes informations que celles enregistrées sur le bon de livraison, vous pouvez supprimer le bon de livraison. Comme la facture précise tous les détails de la vente, vous n’avez pas besoin de les conserver.

Combien de temps les bons de livraison doivent-ils être conservés dans les restaurants ?

Le code du commerce prévoit une durée minimale de conservation des factures de 6 ans. Par conséquent, les bons de livraison qui complètent vos factures doivent être conservés dans le dossier, et joints à leurs factures respectives, pendant au moins 6 ans.

Une fois le délai prévu par le code du commerce écoulé, vous pouvez en disposer

Que se passe-t-il si vous signez le bon de livraison et que vous constatez ensuite que la marchandise est endommagée ?

Pour éviter tout désagrément, il est conseillé de vérifier très soigneusement la marchandise avant de signer le bon de livraison. Si, après la signature, vous constatez que le produit a été endommagé et que le dommage a été causé par le fabricant, vous aurez 15 jours pour faire une réclamation.

Mais si le dommage a été causé par la société de transport qui a livré les marchandises, vous ne pourrez probablement pas être indemnisé. En signant le bon de livraison sans vérifier l’état des marchandises, vous les avez dégagés de toute responsabilité et il leur sera très difficile de réparer l’erreur.

Savez-vous combien de temps vous devez conserver les bons de livraison de votre restaurant? Nous l’espérons. Et gardez à l’esprit que l’utilisation correcte de tous vos documents est essentielle pour éviter de futurs désagréments dans votre entreprise.