Comment faire la comptabilité d’un restaurant en Excel ?

Face à la nécessité de gérer nos entreprises, nous sommes toujours à la recherche de méthodes et d’astuces pour nous faciliter la vie . Par exemple : Comment faire la comptabilité d’un restaurant en Excel.

Excel, ou tout autre logiciel de feuille de calcul, peut sembler un peu intimidant, surtout pour ceux d’entre nous qui n’ont pas l’habitude de l’utiliser au quotidien.

Toutefois, la découverte de son potentiel nécessite un peu de pratique et d’efforts

Qu’est-ce que vous y gagnez ? Disposer de l’un des meilleurs outils pour gérer votre restaurant et suivre les différents aspects, sans complications et de manière centralisée.

Continuez votre lecture et découvrez comment gérer la comptabilité de votre restaurant dans Excel, gérer vos inventaires et gérer votre entreprise comme un professionnel.

Les clés pour tenir la comptabilité d’un restaurant dans Excel

Il existe plusieurs solutions que nous pouvons adopter, au-delà de la comptabilité.

Par exemple, vous pouvez contrôler vos inventaires, ce qui vous aidera à maintenir votre stock au point nécessaire et à effectuer la rotation nécessaire de chaque ingrédient, en veillant à ce que chaque plat soit préparé avec ce que vous avez de mieux dans votre restaurant.

Vous avez un peu peur ? Vous ne trouvez pas le bouton de démarrage ?

Ne vous inquiétez pas, jetons un coup d’œil aux clés que vous devez bien connaître avant d’allumer votre ordinateur et de cliquer sur l’icône Excel.

Clé 1 : Clarifier le présent

Avant de remplir la première cellule Excel, nous vous recommandons de définir votre présent, c’est-à-dire de collecter et d’avoir à portée de main toutes les données que vous utiliserez tout au long de votre processus de gestion du restaurant.

Quelles sont ces données ? En voici un extrait :

• Fournisseurs actuels
• Investissement dans les matières premières
• Budget des dépenses
• Paie des employés
• Dans le cas où vous les utilisez, les commissions et les systèmes de paiement
• Budget pour les services fixes et variables
• Réserve pour les dépenses imprévues
• Dettes accumulées et prévisions de dépenses

Ces données étant claires et à portée de main, vous commencerez à réfléchir à la manière de faire la comptabilité d’un restaurant dans Excel.

Clé 2 : Gardez une trace au quotidien

Si vous êtes sur le point d’apprendre à faire la comptabilité d’un restaurant dans Excel, la première chose que vous devez savoir est que vous devez garder une trace de votre quotidien.

En d’autres termes, vous devez suivre – en détail – tout ce qui entre et sort de votre caisse enregistreuse.

Chaque entrée et sortie doit avoir une raison. Ainsi, vous disposerez des informations nécessaires pour identifier les possibilités d’amélioration et de croissance.

Clé 3 : Paie ? Un jour, s’il vous plaît !

La prévision des dépenses doit tenir compte de chaque sortie fixe ou variable de votre restaurant.

L’une des plus importantes est la paie.

La bonne façon de gérer la paie est d’identifier chaque travailleur, le salaire que vous devez lui verser, le système de commissions ou les paiements variables.

En outre, il est idéal de connaître la date d’entrée, le poste et les fonctions de chacune des personnes qui font partie de votre restaurant.

N’attendez pas la date de paiement pour traiter votre paie,vous devez le faire à l’avance pour savoir – le plus tôt possible – si vous devez prendre des dispositions particulières.

Clé 4 : Heures de comptabilité

La pire erreur que vous puissiez faire est de laisser le travail s’accumuler.

Fixez un jour pour faire la comptabilité. Essayez de respecter ce calendrier et de maintenir toutes les informations à jour.

En outre, au cours de cette journée comptable, vous pouvez organiser et programmer les paiements aux fournisseurs, aux services et aux salaires, entre autres, en ayant tout prévu à l’avance pour éviter de vous précipiter à la dernière minute.

Clé 5 : les factures numérisées sont les meilleures

Les factures d’un restaurant peuvent être une myriade, hebdomadaires, bihebdomadaires, mensuelles: fournisseurs , services publics, réparations, services, tout doit être à jour et organisé.

L’idéal est de numériser les factures, de les conserver dans un système qui vous donne la possibilité d’analyser les changements et de les utiliser comme données pour les saisons futures.

N’oubliez pas que quelques centimes de plus sur un ingrédient que vous utilisez tous les jours représentent plus que vous ne le pensez. Ne serait-il pas agréable de prévoir ces augmentations saisonnières ?

Numérisez vos factures et vous aurez ce qu’il vous faut pour voir l’avenir tout en regardant le passé.

Les types d’Excel que vous devez connaître

Avec ces cinq clés, nous sommes sûrs que vous aurez – à portée de main – toutes les informations dont vous avez besoin pour faire la comptabilité d’un restaurant dans Excel.

Maintenant, il est temps de découvrir ce que vous pouvez faire dans Excel.

Excel pour l’analyse des plats

Étudier les ventes des plats que vous avez sur votre carte est sain pour votre restaurant, de cette façon, vous connaîtrez les ingrédients dont vous avez besoin et combien chacun d’eux vous coûte.

Que doit contenir cet Excel ?

Des données telles que le nom du plat, le coût de la préparation, les ingrédients nécessaires, le prix de vente, le nombre de plats vendus et la marge bénéficiaire que vous réalisez sur chaque plat.

Pour connaître la popularité des plats de votre menu, il est également conseillé de mettre en place une colonne qui indique le pourcentage des ventes de ce plat par rapport à tous les plats vendus pendant la période analysée.

Excel des ingrédients

Les ingrédients que vous utilisez dans votre restaurant sont – évidemment – l’une des dépenses variables de votre restaurant.

Cependant, croyez-le ou non, vous trouverez rarement des données actualisées sur ces dépenses dans la cuisine d’un restaurant.

Ne suivez donc pas cette tradition et gardez une trace de chaque ingrédient que vous utilisez dans votre restaurant, de vos dépenses mensuelles, de la fréquence de vos achats et de leur fournisseur.

Avec ce dossier, il sera plus facile de décider quand et dans quelle mesure un plat de votre menu doit être augmenté,

Paie Excel

Comme nous vous l’avons dit précédemment, vous devez assurer le suivi des salaires. Quoi de mieux qu’un Excel pour le faire ?

Assurez-vous que vous disposez de cellules contenant des données telles que le nom du travailleur, son poste, son salaire fixe, son salaire variable, ses commissions ou tout autre concept de paiement que vous devez honorer pour chaque personne.

Sur une feuille séparée, l’idéal est d’avoir une prévision avec les augmentations de personnalité dont vous aurez besoin en fonction des périodes spéciales de l’année, par exemple : l’été, Noël, les vacances et toute autre saison que vous avez identifiée comme un afflux important.

Excel des sauces et pré-préparations

Pour la préparation de vos plats, vous avez besoin de bases, de sauces et de certaines pré-préparations

dont les coûts ne sont pas inclus dans l’Excel des plats.

Dans ce cas, vous devez disposer d’un espace pour calculer les coûts de ces préparatifs.

Dans cet Excel, vous devez indiquer l’ingrédient, la famille d’aliments à laquelle il appartient, la quantité consommée, les plats auxquels il est destiné, les coûts de préparation et la quantité préparée : litres, kilos, etc.

Excel pour les consommables

Les consommables de votre restaurant ont également besoin d’un Excel spécial et vous devez faire en sorte que tout soit sous contrôle

Que sont ces consommables ? Serviettes de table, produits de nettoyage, nappes, récipients à emporter, sacs, uniformes, tout ce qui est consommé dans votre restaurant pour en assurer le bon fonctionnement.

Dans cet Excel, vous devez inclure le type de produits, la fréquence d’utilisation, la quantité à acheter, la fréquence d’achat, les coûts, le fournisseur et les produits qui pourraient servir de substituts

Il est important d’inclure les coordonnées du fournisseur de confiance pour chacun des consommables.

Avec cet Excel, nous sommes sûrs que la tenue de la comptabilité de votre restaurant, et le contrôle des revenus et des dépenses de votre entreprise seront très simples.

En guise de dernière recommandation, si vous êtes à la recherche d’un fournisseur, nous vous invitons à visiter notre boutique en ligne : Monouso, où vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre restaurant.